Chefen har allt i sin hand

Krigshistorien är full av exempel på hur den som utnyttjar sina resurser bäst kan vara framgångsrik i svåra situationer mot en överlägsen motståndare. Det handlar om att flexibelt kunna leda sina styrkor och ständigt vara beredd att anpassa sig till uppgifter, miljö och tillgång till resurser.

Den viktigaste delen i ledningssystemet är människan. Chefer leder förband och stöds i sitt tänkande av en doktrin och en organisation bemannad med personal och teknik. Men det är chefen som leder och resten är hans stöd.

Denna tidning handlar om hela ledningssystemet som består just av dessa delar - doktrin, organisation, personal och teknik.

Lättare att ha åsikter om ledning än att veta vad det handlar om

Ledning måste relateras till de problem som ska lösas och de uppgifter som ska göras

Av Krister Pallin och Johan Lagerlöf

En fungerande ledning beskrivs ofta som direkt avgörande i både civila och militära operationer. Vad innebär då denna ledning som betyder så mycket för att nå framgång? Militär verksamhet kan beskrivas som ett antal basfunktioner. Eldkraft, rörelse- och skyddsförmåga är en organisk del av militära styrkors struktur och dispositionen av dessa avgör i hög grad slagstyrkan hos en militär enhet. För att samordna och effektivt utnyttja framförallt eld och rörelse behövs emellertid ytterligare en funktion: ledning. Ledningsfunktionens ska utnyttja alla tre grundelementen under en insats. En förutsättning för effektiv ledning är kunskaper om motståndarens planer, dispositioner och operationskoncept. För att inte operera i blindo krävs så underrättelser som därmed blir en basfunktion. För att kunna genomföra en militär insats krävs olika former av stöd; därför är också logistik en militär basfunktion. Funktionen ledning är en förutsättning för att de övriga funktionerna ska fungera tillsammans och kan därigenom anses vara överordnad de övriga.

Ibland beskrivs basfunktionerna som processer istället för funktioner. I sådana termer kan ledning karakteriseras som styrprocess, eldkraft, rörelse, skydd som kärnprocesser samt underrättelser och logistik som stödprocesser. Vidare används analogier som t ex människokroppen och dess muskler och nervsystem för att åskådliggöra balansen mellan de olika funktionerna. Hur vi än väljer att beskriva basfunktionerna är det klart att det sätt vi avser att föra krig på får stora konsekvenser på hur basfunktionerna ska organiseras, vilken kapacitet som behövs i respektive funktion och förhållandet mellan basfunktionerna. I debatten om utformningen av det framtida försvaret framhävs ledningsfunktionens betydelse som större än någonsin och anslaget av forsknings- och utvecklingspengar till ledningsområdet ökas i en i övrigt krympande ekonomi.

Studier av ledning
Det finns olika sätt att studera ledning. Vi ska försöka att klarlägga fundamenten för det sätt vi i dag studerar ledning. I stort finns det två traditioner med olika bakgrund. Civila studier med huvudsaklig bas i samlingsbegreppet organisationsteori, där skilda akademiska discipliner som företagsekonomi, statskunskap, psykologi, sociologi, antropologi och filosofi möts i en livaktig och ofta kontroversiell debatt. Dessutom finns en tradition av militära ledningsstudier med grund i militärteorin, dvs sökandet efter att med stöd av historiska erfarenheter samt politiska och teknologiska rambetingelser använda militära styrkor så effektivt som möjligt. Utmärkande för de militära studierna är att ledningen ska fungera under extrema förutsättningar präglade av kaos och osäkerhet. Den militära och civila traditionen har utvecklats parallellt - ofta oberoende av varandra - och fokus har varierat över tiden.

Fältherren, staben och soldaten
För de tidiga studierna av ledningen av militära enheter var den självklara centralpunkten den mest betydelsefulle aktören: fältherren och dennes sätt att leda sina styrkor. Senare vidgades intresset till att omfatta även hur fältherrens stab hjälpte denne att utöva effektiv ledning. Exempel är de ingående studierna av Napoleons egenskaper som chef och funktionen hos dennes stab.

Stora krigsteoretiker som schweizaren Antoine Henri Jomini (1779-1869) och preussaren Carl von Clausewitz (1780-1831) kommenterade ledning ur denna synvinkel, men tillförde också mer generella synpunkter på de egenskaper som kännetecknar goda offi- cerare på alla nivåer. Här läggs tonvikt på utbildningsnivån, personliga egenskaper och sätt att fatta beslut. Ofta betonas att militär ledning är en ”konstform” och beslutsfattaren måste besitta rätt ”känsla”.

Även soldaten som enskild aktör eller i grupp kom att tillmätas stor betydelse för framgång. Idéer om det avgörande att säkerställa god anda hos soldaten har alltid funnits och på 1900-talet första decennier utvecklades tanken om individuellt ansvar ända ner till den enskilde soldaten i den tyska uppdragstaktiken (se här). En intressant notering är att den militäre soldatens betydelse för en verksamhets effektivitet tycks ha betonats tidigare än den enskilde civile arbetarens.

Inom den civila organisationsteorin fick studier av chefers beslutsfattande och dess rationalitet större omfattning först på 1950- talet. På senare år har tillkommit sociologiska aspekter av beslutsfattande och idag omfattar studier av chefers agerande, beslutsfattande och gruppdynamik en stor del av ledningsforskningen.

Byråkrati och administration
Att studera aktörernas betydelse för ledning ger bara ett perspektiv. Det finns också ett behov att studera hela organisationen och här kan rötterna till dagens ledningsstudier sägas finnas i den klassiska organisationsteorin. I takt med de stora nationalstaternas ökade komplexitet i förvaltning och industrialismens framväxt blev det viktigt hitta effektivare lednings- och organisationsformer.

Under slutet av 1800-talet var förebilderna den tidens stora organisationer - arméerna och den katolska kyrkan - och man utgick från uppfattningen att en organisation är uppbyggd som en befälshierarki. Mest kända är kanske den tyske sociologen Max Webers teorier om det byråkratiska systemet. Weber formulerade en omfattande teori där organisationen karakteriseras av auktoritetsrelationen inom organisationen. I den ideala - byråkratiska - organisationen legitimeras auktoriteten av den formella organisatoriska positionen. I byråkratin skulle de mänskliga resurserna effektivt tillvaratas och effektiviteten upprätthållas genom formella regler, rapporter och kommunikationskanaler samt strikt avgränsade ansvarsområden. I hög grad präglar de teorier och begrepp som introducerades av Weber än i dag vår syn på förvaltning och organisationer. De flesta militära förband är fortfarande organiserade enligt det byråkratiska systemet.

Även inom näringslivet skapade vid samma tid teknikens framsteg och massproduktion nya krav på genomtänkt ledning av hela organisationer. Inom rationaliseringsrörelsen eller scientific management menade dess upphovsman ingenjören Frederick W Taylor och hans efterföljare att problem med låg produktivitet (dvs arbetsresultat i förhållande till insatta resurser) kunde åtgärdas med hjälp av studier av sambandet mellan människa-maskin-material. Genom att studera och utforma varje arbetsuppgift efter vetenskapliga metoder och välja den mest lämpade arbetaren för att lösa dessa arbetsuppgift skulle effektiviteten öka. Relationen mellan arbetare och företagsledning skulle präglas av tydliga ansvarsförhållanden och gott samarbete. Scientific management kritiserades bl a för ha en alltför mekanistisk människouppfattning. Genom den efterföljande skolan human relations uppmärksammades betydelsen av aspekter som arbetsmiljö, ledarskap, gruppdynamik och informella regler.

Förmodligen har den sk administrativa skolan haft störst betydelse för utvecklingen den militära synen på ledning. Pionjär var fransmannen Henri Fayol och 1916 visade han, med utgångspunkt i erfarenheter från gruvnäringen, att administrativa aktiviteter är grundläggande för att ett företag ska fungera effektivt. Fayols indelning av de administrativa aktiviteterna i fem delaktiviteter är klassisk: planering, organisation, ordergivning, samordning och kontroll. De definitioner som används i militära sammanhang är än i dag ofta relaterade till denna klassiska syn på ledning som en rad aktiviteter. Försvarsmakten definierar således ledning som planering, genomförande och uppföljning, medan man i exempelvis Tyskland talar om Lagesfeststellung, Planung, Befehlsgebung und Kontrolle (ung fastställande av läge, planering, befälsföring och kontroll). Fayol utvecklade idéer för god administration och ur dessa kan härledas principer som enhetliga ledningsförhållanden, klara ansvarsförhållanden, begränsat kontrollspann och sambandet linje-stab. Den administrativa skolan strävar efter att formulera generellt giltiga principer och regler för en ”bra organisation”, detta oavsett vilken uppgift organisationen har och vilken situation som föreligger.

Gemensamt för de klassiska organisationsteorierna är att de - från skilda utgångspunkter - ansåg det möjligt att söka och finna den ultimata lednings- och organisationsformen och en stor del av dagens forskning går att härleda ur dessa teorier.

Ledning som organisationsstyrning
Ledning kan också ses som organisationsstyrning och att få en organisations avdelningar och medarbetare att på ett målinriktat och samordnat sätt fullgöra sina uppgifter. Det gäller att få organisationens olika enheter och medarbetare att ”dra åt samma håll”, dvs arbeta mot gemensamma överordnade mål när de fullgör sina speciella uppgifter. De specifika målen för olika enheter och medarbetare ska, om målen uppnås, bidra till att organisationen uppnår sina överordnade mål. Beslut och handlingar utförs på ett samordnat sätt. Inte minst innebär styrning att påverka individer, dvs mänskligt beteende. Det är individer som får saker gjorda i en organisation. Att styra innebär att vidta mått och steg för att säkerställa att enskilda medarbetare gör det som är bäst för organisationen. Om man kunde förutsätta att alla anställda alltid gjorde det som är bäst för organisationen behövdes inget styrsystem.

Vilka styrformer finns då för att styra och samordna arbetet i en organisation? Ett förenklat sätt är att dela in styrformerna i kategorierna ömsesidig anpassning, direkt styrning och indirekt styrning. (Se grafik här.)

För att studera styrformer måste också relationer och maktbefogenheter analyseras. Makt och ansvar fördelas på många sätt, bl a genom organisationens egna formella och informella regler, lagar och föreskrifter och utnämningsrätt av chefer m m. Vidare är inte fördelningen av makt och ansvar konstant utan varierar över tiden och typ av situation.

Ledningsprocessen

I samband med styrning av organisationer kan urskiljas delar av en ledningsprocess. En ansats är att studera vilka organisatoriska styrprocesser som kan identifieras i en organisation. Dessa styrprocesser i form av planerings-, besluts- och kontrollprocesser måste fungera för att organisationens mål ska uppnås. Samtliga processer äger rum på alla nivåer i en organisation och griper in i varandra. Under planeringsprocessen förbereds besluten, vilka sedan följs upp under kontrollprocessen. Kontrollprocessen utnyttjas både för att kontrollera verksamheten och att återföra ny information till planering.

Ledningsprocessen kan definieras som hela planerings-, besluts- och kontrollprocessen och forskare med en sådan processyn på ledning fokuserar på att kartlägga och modellera processer, studera beslutsfattande och sätt att hantera informationen. Beslutsprocessen analyseras ofta med hjälp av en modell av den s k beslutscykeln.

Ledning som system
De olika perspektiv på ledning som vi hittills diskuterat kritiseras ibland för att anlägga alltför ensidiga angreppssätt på problemställningen - en helhetssyn saknas. Systemsynsättet introducerades i Sverige under 1960-talet och enligt detta synsätt är det nödvändigt att beakta hela det komplicerade samspel som formar en organisation. Det objekt vi studerar har ett antal delar eller komponenter, som är beroende av och har relationer till varandra. För att kunna bedöma ett system är det enligt en lärobok nödvändigt att:

• förstå det från flera perspektiv och utgångspunkter
• förstå systemets relation till sin omvärld (miljö) och hur systemet integrerar med denna miljö
• förstå systemets olika delar samt beroendeförhållanden (samband) och den ömsesidiga påverkan som finns mellan dessa delar
• förstå hur systemet vuxit fram och utvecklats och hur systemets nuvarande struktur och funktionssätt är beroende av händelser i systemets historia
• förstå de ledande delsystemen, dvs de delar som är mest avgörande för ett systems effektivitet, inlärningsförmåga etc.

Militära organisationers uppbyggnad lämpar sig för studier av hierarkier av system eller system av system.

Strävan är att finna en helhetssyn på systemet som kan vara allt från en individ, en flygplansmotor eller nationen Sverige. På ledningsområdet kan ambitionen vara att studera aktörer i form av individer eller grupper, organisationen samt ledningsprocessen och förhållanden mellan aktörer och enheter. Dessutom finns ytterligare viktiga aspekter i den yttre miljön som att ledning äger rum i olika tidsskalor och teknikens påverkan på sättet att leda.

Försvarsmaktens definition av ledningssystem är också ett uttryck för ambitionen att anlägga ett helhetsperspektiv på ledningsområdet. När vi använder begreppet ledningssystem menar vi den ledningsdoktrin, ledningsorganisation, ledningspersonal och ledningssystemteknik som utnyttjas för att utöva ledning. Dessa delar är ömsesidigt beroende och måste alla beaktas vid analys och utveckling av ledningssystemet. (Se ovan) Sättet att studera fenomenet ledning har varierat och utvecklats över tiden. Trots att ”nya” teorier hela tiden lanseras tycks fortfarande den klassiska synen på ledning som en process dominera.

Begreppet ledning inte är självklart eller något absolut. Det finns både för- och nackdelar med olika angreppssätt och det är viktigt att inte blanda samman olika perspektiv och definitioner. Synen på ledning eller ledningsbegrepp påverkar analysen av ledning i olika situationer. För att förstå och kunna hantera den komplexitet som finns i begreppet ledning är det viktigt att ha en helhetssyn på ledning och ledningssystemet. Dessutom är det avgörande att relatera ledningen till det problem som ska lösas och vilka mål som ska uppnås. Intressant är vidare möjligheten till fortsatt fruktbar syntes mellan de civila och militära traditionerna av ledningsstudier.

Mer att läsa om ledning
Alberts, David S. och Hayes, Richard Command Arrangements for Peace Operations, National Defense University Press, 1995.

Bruzelius, Lars H. och Skärvad, Per-Hugo Integrerad organisationslära, Studentlitteratur, 1995.

Coakley, Thomas P. Command and Control for War and Peace, National Defense University Press, 1992.

Van Creveld, Martin Command in war, Harvard University Press, 1985.

Per Johansson Prövning av ledningsfunktioner. Sammanfattning från inledande försök. FOA-RH--97-002246-505.1997

Orhaug, Torleiv ””Ledningsvetenskap: Beskrivningsmässiga och teoretiska problem inom ledningsområdet”. 1995. KKrVAHT, 5. Häftet.

Från FOA-tidningen nr 4-1999 - www.foi.se/framsyn