Så ska försvaret styras åt rätt håll

Klicka på bilden för att ladda hem hela grafiken som pdf-fil.

Att bygga det nya försvaret är en lång och svår process. Avdelningen ÖB Controller på Försvarshögkvarteret arbetar med att förändringen genomförs enligt ÖB:s vilja.

Av Jan-Ivar Askelin

Den gamla tunga försvarsmakten brukar ibland beskrivas som en supertanker. Det dröjer innan det märks att kursen läggs om. Supertankerns huvuduppgift var att gå rakt fram under en längre tid.

Nu ska Försvarsmakten byta båt, till något lättare, snabbare, mindre och mer lättmanövrerat. En båt som fortare ska kunna svara på omvärldens förändringar. En sådan båt kan inte styras som en supertanker. Risken finns att instruktionen för hur man styr en supertanker kommer att följa med in på den nya båtens kommandobrygga.

Den 10 januari 2003 inrättades en ny enhet vid Högkvarteret för att bidra till att förbättra och utveckla nya styrformer. Den kallas ÖB Controller och består av sex personer, varav tre är militärer. Chef är överste Björn Ekstedt. Han är flygingenjör och har sin bakgrund i såväl den militära världen som den akademiska. För att bli flygingenjör krävs en civilingenjörsexamen. Elisabeth Nyström är ekonom och samhällsvetare.

- Jag är ingen ekonom som räknar pengar utan är inriktad på hur verksamhetsstyrning och utveckling, säger hon.

Controller är ett etablerat begrepp. Enkelt uttryckt kan en controller arbeta på olika nivåer i organisationen och med verksamhet, ekonomi eller inom en specifik funktion, som till exempel inköp. ÖB Controller arbetar med verksamhetscontrolling på myndighetsnivå. Den är alltså inte tillbakablickande för att se vart pengarna har gått eller inte har gått. Den tittar i stället framåt för att se hur försvaret ska kunna fortsätta att förändras och dessutom i en högre takt än tidigare. Inom Nato och de västliga försvarsmakterna används det engelska begreppet Transformation för att beskriva samma förändringsprocess som den svenska Försvarsmakten nu genomgår. För Nato finns det till och med ett Allied Command Transformation (ACT) i Norfolk, USA.

ÖB controller är som namnet anger direkt underställd ÖB och i praktiken innebär det ett nära samarbete med chefen för strategiledningen. Funktionen ska som det heter, analysera verksamheten vid Försvarsmakten och föreslå hur verksamheten ska utvecklas för att tillgodose statsmakternas krav på en rationell och effektiv myndighet.

- Vi ska, enkelt uttryckt, stödja ÖB med att analysera och följa upp centrala områden på myndighetsnivå och utveckla metoder, principer och processer för att styra Försvarsmakten, säger Björn Ekstedt.

Handbok saknas
Någon instruktion för hur den nya båten ska styras finns nu inte att hämta på förrådet.

- Nej, någon handbok i hur man styr ett försvar finns ju inte. Man får använda beprövade modeller och teorier och anpassa dessa utifrån Försvarsmaktens förutsättningar. För att anpassa och pröva dessa behövs resultatinriktad forskning eller uppdragsforskning om man så vill.

FOI-studien som beskrivs här är en av flera studier som pågår eller har avslutats. De övriga inom området modeller och metoder för verksamhetsstyrning är:

• Stockholms universitet: Styrning, effektivitet och ansvar inom Försvarsmakten med fokus på medborgarperspektiv, 2003-2004.
• FOI, Strategiprocesser på HKV, 2003-2004,
• FOI, Ekonomistyrning inom Försvarsmakten, 2001-2003.

- Uppdragsforskningen måste omsättas i konkreta åtgärder, säger Björn Ekstedt. Det är en av våra uppgifter, men detta sker långsiktigt. Förändringsarbete kan inte kommenderas fram, det måste i vissa fall få ta tid och då är det viktigt att controllern, i detta fallet vi, är uthålliga och klarar av att hantera det förändringsmotstånd som alltid med naturlighet finns. Många frågor går djupt ned i vår organisation och det innebär att vi måste ändra på rådande föreställningar om hur saker hänger ihop och hur vi ska arbeta och se på olika förhållanden. Projekten pågår ofta i tre år, för att det ska vara möjligt att gå ned på djupet, men rapporteras årsvis.

- För att kunna motivera att man använder en viss metod och förstå dess för- och nackdelar måste det finnas forskning bakom, säger Elisabeth Nyström. Hur fungerar Försvarsmakten nu och hur bör den fungera i framtiden? Man måste kunna plocka ner organisationen i smådelar och analysera varje enskild del, utan att för den delen tappa helhetssynen.

- Det är då man har nytta av en akademisk bakgrund, säger Björn Ekstedt. För en ingenjör handlar det om att kunna bryta ner större problem i små delar och se sambanden, och att ha en verktygslåda med olika metoder och modeller som kan användas. Förändring kräver ett abstrakt tänkande.

Stabil osäkerhet
- Den gamla tidens osäkerhet hade ändå en stabilitet i sig, säger Elisabeth Nyström. Man kunde blicka framåt och visste att det ungefär skulle se likadant ut. I dag lever vi i en säkrare värld i den meningen att en stor konflikt i Europa är mycket svår att föreställa sig. Men vi har en annan osäkerhet som består i att hoten har ändrat karaktär och att vi inte kan bedöma framtiden lika lätt som vi gjorde förr. Samtidigt använder nu statsmakterna Försvarsmakten mer aktivt, som ett säkerhetspolitiskt instrument. För att möta denna osäkerhet och dynamiken i våra uppgifter och uppdrag krävs en flexibel ledning. Vi går nu från var vi var förr till något helt nytt. Det är inget annat än en organisatorisk revolution. Vi ska göra något annat och vi ska göra det på ett helt nytt sätt.

Björn Ekstedt fortsätter:

- Den stora organisationens problem är att den lätt blir alltför inåtblickande. Vid problem letar man gärna inne i organisationen efter lösningen. Vi måste få Försvarsmakten att i ökad utsträckning titta ut och få impulser utifrån. Uppdragsforskningen är en mycket viktig del av detta. Den ska belysa viktiga områden och ge nya idéer om hur vi kan gå vidare.

- En central fråga är vem som avgör vilka områden som är viktiga, säger Björn Ekstedt. De områden som behöver studeras utgår från Försvarsmaktens strategiska målsättningar och dessa är det naturligtvis ÖB och hans chefsgrupp som anger.

Förutom ÖB och ställföreträdande ÖB består chefsgruppen av cheferna för grundorganisationen, krigsorganisationen, operativa insatsledningen, militära underrättelse- och säkerhetstjänsten samt chefen för strategiledningen tillika chef för Försvarshögkvarteret.

För att kunna klara en så genomgripande förändring som Försvarsmakten nu genomför måste det finnas en strategisk ledningsprocess som klarar ut och tydliggör de strategiska målsättningarna. För att kunna se sammanhangen och beroendeförhållanden mellan målsättningarna är de beskrivna i ”ÖB:s strategiska karta”.

- En mycket viktig aspekt i detta är att kommunicera vart och vad ÖB vill, det vill säga de strategiska målsättningarna, och här är den strategiska kartan ett bra verktyg. Avsikten är att chefsgruppen aktivt ska mäta och värdera om och i vilken utsträckning de strategiska målsättningarna uppfylls.

- När detta sker kontinuerligt, ordnat och systematiskt, inom ramen för en strategisk ledningsprocess, kommer det att resultera i att chefsgruppen ser vad som fungerar och vad som inte fungerar. Samtidigt kommer de efterhand att behöva ompröva sina ståndpunkter och antaganden. Detta är grunden i ett organisatoriskt lärande och det gör att ÖB chefsgrupp arbetar med en strategisk lärandeprocess.

Jan-Ivar Askelin är redaktör för Framsyn.

Från Framsyn nr 4-2004 - www.foi.se/framsyn