Bättre rustad med träning och utbildning

Att helt och fullt förbereda sig på en kris är näst intill omöjligt. Men genom utbildning och träning ökar chanserna. Crismart är ett nationellt centrum för krishanteringsstudier vid Försvarshögskolan i Stockholm som utbildar befattninghavare på olika nivåer. Föreläsningar, analyser, seminarier och övningar är olika komponenter i Crismarts utbildningsprocess.

Av Jesper Grönvall och Annika Brändström

Tron på att det som fungerar vid en ”normalsituation” även fungerar vid en krissituation har utmanats under de senaste åren. Flera krishändelser, som till exempel kravallerna under EU-toppmötet i Göteborg, polismorden i Malexander, översvämningarna i Arvika med omnejd, elavbrott i Kista och NBC-hotet i samband med misstänkta mjältbrandsbrev har synliggjort behovet av ökad beredskap och förebyggande verksamhet, ledningsförmåga, samverkan mellan organisationer och myndigheter, kommunikation till medborgarna och eftervård av kriser.

Extraordinära händelser som dessa har prövat beslutsfattare på samhällets alla nivåer genom sin komplexitet och sina stora inslag av osäkerhet. Svåra beslut behöver fattas under omständigheter som präglas av hot mot grundläggande värden (för organisationen som sådan, men även mot individen), osäkerhet och tidsbrist. Ledande beslutsfattare behöver även hantera flertalet sekundära konsekvenser vilket ökar osäkerheten.

Gränsöverskridande
Detta leder till ökad stress och svåra dilemman, där ibland flera värden tycks stå i motsättning till varandra. I sådana val, så kallade ”tragic choices”, finns inget tydligt alternativ, vad som än väljs måste något annat ”offras”. Krisens avgörande beslut kommer obönhörligen att granskas av medierna (som även förmedlar beslut), av andra länder, allmänhet, organisationer och myndigheter. Granskningen kan få långtgående effekter på en organisations, eller politisk lednings, legitimitet och trovärdighet.

I dagens sammanlänkade värld med transnationella förbindelser behövs även en förmåga att hantera gränsöverskridande problematiker med oklar ansvarsfördelning mellan olika aktörer. Kriser är sällan begränsade till en nivå, en sektor eller ett land. De överskrider oftast kommungränser, landsgränser samt myndighets- och departementssfärer. Konsekvenser i en del av det globala systemet sprids snabbt till andra delar.

Till och med i de på krisen efterföljande ansvarsutkrävande processerna, granskas noggrant individers och organisationers förberedelser för att hantera en kris. En helt eller delvis misslyckad krishantering kan orsaka stora skador. Det kan betyda förluster av människoliv, ekonomiska skador eller trovärdighetsförluster. Men kriser behöver inte bara ses som hot utan kan även utgöra möjligheter. De kan ge utrymme för psykologiska och ekonomiska fördelar, inlärning och bestående reform.

Ökad medvetenhet
Den mentala beredskapen hos berörda individer och i ansvariga organisationer är viktig för en väl fungerande krishanteringsförmåga. För frågan är inte om utan när en kris kommer att inträffa. Det går inte att förbereda sig för allt. Men man kan ge sig en chans att skapa utrymme för kreativ flexibilitet genom utbildning och träning.

Under senare år har medvetenheten om behovet och nyttan av krishanteringsfärdigheter ökat. Trots detta kan det vara svårt för en ledningsorganisation att avsätta den tid och de resurser som krävs i form av personal, finansiering och symboliskt stöd för en lyckad utbildnings- och träningsinsats. Denna investering i specialkompetens kan inte bara vara en symbolisk ritual, som legitimerar säkerhetsverksamheten en gång per år.

Utbildningsinriktning
I utformningen av ett utbildnings- och träningspaket är det viktigt att klargöra vilken nivå i organisationen som ska utbildas. Är det den strategiska beslutsfattande eller den beslutsberedande personalen? Många övningar inkluderar båda nivåerna samtidigt för att öka organisationens förmåga att både bereda beslut och att fatta beslut. Det är viktigt att planera för och strukturera en grundläggande krisorganisation, och olika organisationer har olika behov. Roller och funktioner i krisledningsgruppen behöver ofta klargöras. Genom att upprätta tydliga riktlinjer för gruppen, förbereda klara informations- och kommunikationsvägar inom och utom organisationen, samt planera för flera skeden (upptrappning och nedtrappning) förbättras den mentala och den logistiska kapaciteten.

Det är viktigt att uppmärksamma att krisplanering ska vara generell snarare än specifik. Av flera orsaker bör man undvika att utarbeta en detaljerad plan för varje eventuell typ av situation. Dels blir beslutsfattare lätt mentalt ”fastlåsta” av denna manual och ser inte andra alternativa hot och handlingsvägar. De vaggas in i en falsk trygghet om att ”vi är förberedda för alla typer av kriser”. Desto mer detaljerade instruktioner, desto oftare behöver de uppdateras. Detta minskar sannolikheten att alla inblandade har hunnit ta del av och tagit till sig alla föreskrifter när en kris verkligen inträffar. Slutsatsen är att alltför detaljerade planer är inte bra, men att ha en levande och fortgående planerings- och utbildningsprocess är att rekommendera.

Crismarts utbildningsverksamhet
Crismart (Crisis Management Research and training) har utbildat befattningshavare på olika nivåer och i olika sektorer. Exempel är kommuner, länsstyrelser, myndigheter, departement, företag och även övningar på svenska och utländska universitet liksom vid konferenser med en blandad krets deltagare.

Crismart ser lärandet som en process, inte som ett enstaka tillfälle. Det gäller att skapa förutsättningar för en långsiktigt kapacitetshöjande trend. Utbildningsprocessen byggs i flera steg och ger deltagarna förutsättningar att kunna hantera en ”svår” övning, i stället för att oförberedda kasta in dem i ett stort ”test”. Vem vill öva igen om alla dör i övningen? Crismart ser gärna att en uppdragsgivare tänker i termer av paket som bygger upp, förbereder - ger eller uppdaterar nödvändiga förkunskaper, därefter ökar svårigheterna och utmaningarna i spelet. Exempel på olika komponenter i utbildningsprocessen är:

• Föreläsningar om krishanteringsproblematik med syfte att presentera grundläggande krishanteringsbegrepp och återkommande dilemman i krishantering.
• Presentationer och analyser av krishanteringsfall i Sverige eller utomlands med fokus på praktiska lärdomar, bästa och sämsta praktiker.
• Lärarledda seminarier med ambitionen att diskutera den specifika organisationens uppdrag, mandat, mål och existerande krishanteringsfilosofi samt presentera praktiska verktyg för egenanalys.
• Fallbaserade interaktiva seminarier vilka eftersträvar en aktiv inlärning baserade på hypotetiska eller verkliga fall, där analysverktyg och krishanteringsfilosofi prövas. Inriktas på specifika aspekter av krishantering.
• Simulationsövningar som kan läggas upp på flera olika sätt. Grunden är att skapa en virtuell kriserfarenhet för deltagarna. Upplägget är komplext i termer av interaktivitet och detaljrikedom. En eller flera ledningsnivåer eller grupper i organisationen kan övas samtidigt. Utformningen sker i nära samarbete med dem som ska utbildas. Övningarna kan antingen syfta till att ställa diagnos och leda till förslag till förbättringar eller pröva en befintlig plan för krishantering.

Så tas scenarier fram
Crismarts två verksamhetsområden, forskning och träning, kompletterar varandra då övningsmetodiken och scenariosubstansen bygger på egen forskning. Här fokuseras på dilemman som beslutsfattare ställs inför i krissituationer och de analyserade dilemman som finns i vår fallbank kan moduleras om till att passa olika kontexter. Crismart strävar efter att använda en verklighetsbaserad problematik. Varje kris är på vissa sätt unik men alla delar några generella drag. Många problem och dilemman som beslutsfattare ställs inför är väsentligen lika i olika krissituationer. Av detta kan många viktiga lärdomar dras.

Här genomförs omvärldsanalyser för att kartlägga tidigare erfarenheter för den övade organisationen och liknande organisationer i Sverige och utomlands. Utgångspunkten är att vår grannes historia kan bli vår framtid. Sårbarhetsanalyser och identifiering av de särskilda dilemman och avvägningar som kan uppstå för varje specifik aktör är också viktiga utgångspunkter. Arbetet utförs alltid nära dem som ska övas för att få vägledning i skapandet av en skräddarsydd, realistisk och seriös övning.

Övningar bör bygga på de regelverk som finns, de planer (krisplaner, kommunikationsplaner) som existerar och relationerna till andra aktörer, inom och utom organisationen. Externa ämnesexperter konsulteras för att kvalitetssäkra detaljer i substansen, men även för att ibland delta i diskussionen med de övade. Scenarierna kan konstrueras så att de är situations- och/eller aktörsspecifika, eller fokusera på vanligt förkommande dilemman och svårigheter på en mer generell nivå.

Utbildningsverktyg har ett ”bäst före”-datum. Det är viktigt att övningar varieras för att vara utmanande och spännande. Dessutom förändras lagstiftning, organisationsformer och den internationella omgivningen kontinuerligt. Samma spel kan inte återanvändas som under det kalla krigets krigsplanläggning.

Scenarioövningar är en utmärkt utgångspunkt för reflektion och diskussion kring de utmaningar som inryms i hantering av dynamiska och politiskt laddade oförutsedda händelser i en alltmer komplex miljö. De erbjuder en plattform för diskussion av tänkbara framtida händelser som kan beröra myndigheten, avdelningen, gruppen, individen. Det finns sällan finns tid eller möjlighet att diskutera frågor (eller farhågor) i vardagen vilket gör simulationsövningar till ett kraftfullt och tankeväckande verktyg.

Trygga former
Övningar kan på ett praktiskt sätt ge inblick i den stress och osäkerhet som beslutsfattare på olika nivåer och olika myndigheter alltid ställs inför i en krissituation. Under ”trygga former” (förlåtande miljö), kan olika strategier utvecklas och prövas. Olika färdigheter som till exempel beslutsfattande, ledarskap, stresshantering, och kommunikation kan utvecklas. Genom att komplettera mer traditionell utbildning med upplevelsebaserad pedagogik ökas inlärningsförmågan.

Simulationsövningar är mer varierade och stimulerande i jämförelse med andra pedagogiska metoder. En utomordentligt central beståndsdel i utbildnings- och träningspaketet är erfarenhetsåterkopplingen. Gott om tid måste avsättas till att uppmärksamma och tydliggöra de lärdomar och erfarenheter från övningen som kan, och bör, tas tillvara i organisationen för framtiden. Om både de bra och mindre bra erfarenheterna inpräntas kan förhoppningsvis organisationen och individen inte bara hantera nästa kris annorlunda utan ännu bättre.

Jesper Grönvall och Annika Brändström är statsvetare och analytikervid Crismart.

Från Framsyn nr 4-2003 - www.foi.se/framsyn