Utvärdering av införande av system Prio, 2009-2011. Kontinuerlig utvärdering av modellbaserad förmågeutveckling i FM 2009-2012

Studien syftar till att identifiera vinster, brister, framgångsfaktorer och andra viktiga erfarenheter från Prio-arbetet i Försvarsmakten. Vidare även att utreda tidigare utpekade förhållanden samt kopplingen till förändringsledning respektive till ansatsen att bedriva modellbaserad förmågeutveckling (MbFU). Studien har genomförts utifrån ett kvalitativt arbetssätt där data har samlats in med hjälp av semistrukturerade intervjuer med totalt sju försvarsmaktsanställda under våren 2011. Begreppet Prio används i två hänseenden: system och projekt. System Prio avser det integrerade ekonomi- och resursledningssystem som Försvarsmakten sedan våren 2009 och fortlöpande inför. Projekt Prio är den sammanfattande benämningen på det omfattande arbete som bedrivits, och fortfarande bedrivs, med utgångspunkt i att få system Prio fullständigt integrerat i Försvarsmaktens dagliga verksamhet. Projekt Prio har, nu och tidigare, studerats i kontexten MbFU med anledning av att Prio är ett projekt och ett system som utgår från ett modellbaserat angreppssätt. MbFU inom FM innebär ett arbetssätt som utgår från modellering av verksamhet, information, processer och aktörer med hjälp av gemensamma regler och principer för förmågeutveckling. I forskningssammanhang har ett tekniskt fokus varit förhärskande medan ett tillämpat perspektiv ofta saknats. Den här studien har påvisat att en särskiljning av studier av system och organisation inte är ändamålsenlig, utan att ett integrerat perspektiv är nödvändigt både för förståelse av processen och organisationen, och för lyckad utveckling och införande av systemet. Organisatorisk förändring förstås dessutom bäst med ett uttalat fokus på förändringsledning, vilket handlar om verktyg och tekniker för att leda den mänskliga sidan av förändringen. Föregångsmannaskap utgör en av två i studien identifierade framgångsfaktorer. Här avses chefers förmåga att förmedla en positiv attityd samt "leva som man lär", vilket betraktas som det viktigaste ledet i förändringsledning, men även som något som inte fungerat tillfredsställande vid implementering av system Prio i FM. Den andra identifierade framgångsfaktorn för en modellbaserad ansats är att i utvecklingen av systemet hämta nyckelkompetens från linjeverksamheten. Att inte göra detta innebär brister i kopplingarna mellan projektet och organisationen, vilket uppfattas ha präglat Prio-arbetet i stor utsträckning. Bristande verksamhetskoppling betraktas därmed som den mest avgörande bristen i utvecklingsarbetet och som orsak till en del tekniska problem i systemet idag. Att Prio från början bedrevs som ett isolerat projekt ses som ett bristfälligt beslut som fått långtgående konsekvenser. Den särskiljning som från början var organisatorisk blev i förlängningen även symbolisk och kom att påverka attityder gentemot Prio i stor utsträckning. Förändringsaktiviteter (information och utbildning) har varit bristande i innehåll, inte omfattning. Problemen med förändringsledning hänger samman med att försvarsmaktsledningen anses ha misslyckats i att presentera ett meningsfullt syfte med förändringen, vilket skulle kunnat få individer att känna sig mer invigda och delaktiga under införandet av Prio. Verksamhetsregler (en del av förändringsledning) är fortsatt eftersatta, vilket betraktas som den mest avgörande bristen i Projekt Prio för närvarande. Övriga, samtida organisatoriska förändringar inom FM påverkar attityderna gentemot Prio. Informanterna identifierar ett fenomen där Prio får agera "syndabock" för de problem, den oro och det missnöje som finns i organisationen som helhet och till följd av perioder av konvulsion och omfattande förändring.